AI, která vrací čas lidem
Každá hodina, kterou naši pracovníci a pracovnice stráví administrativou, chybí tam, kde je opravdu potřeba. U lidí s vážným duševním onemocněním. U podpory, vztahu a konkrétní práce, která má smysl. Chceme proto využít jednoduché a bezpečné nástroje AI a automatizace, které uleví od rutinních úkolů a vrátí více času lidem. Součástí projektu bude také vzdělávání zaměstnanců a jasná pravidla pro odpovědné využívání AI.
Péče o duševní zdraví, z.s.
Cíle projektu
Naše interní šetření opakovaně potvrdila, že týmy – pracovníci v přímé sociální a zdravotní péči, provozu, administrativě i vedení – jsou administrativně přetížené: velkou část své kapacity věnují rutinním a často mechanickým úkonům, jako je přepis zápisů do elektronické podoby, vyplňování statistických dat nebo složité manuální rozúčtování nákladů na projekty. Tím jim zbývá méně času a energie na hlavní poslání organizace: podporovat lidi, kterým do života vstoupilo duševní onemocnění, aby mohli žít dle své volby, zodpovědně k sobě i ostatním.
Proto chceme s podporou expertů zavádět do vybraných procesů prvky umělé inteligence a automatizace, zejména v oblastech poskytování služeb, metodického řízení, vykazování, ekonomiky a personalistiky.
Zaměřit se chceme na praktické, uživatelsky nenáročné nástroje, které zjednoduší konkrétní pracovní úkony, sníží administrativní zátěž a uvolní více prostoru pro práci s klienty.
Současně chceme AI využívat bezpečně a odpovědně. Projekt proto zahrne vytvoření vnitřní směrnice pro používání AI, která nastaví pravidla pro etické využití, odpovědnost za zadání i výstupy, vhodnost použití, práci se zdroji a reakci organizace na technologický vývoj. Součástí bude také vzdělávání zaměstnanců pro bezpečné a smysluplné využívání AI v praxi.
Cílová skupina
- Handicapovaní
- osoby s duševním onemocněním ohrožené sociálním vyloučením
Klíčové aktivity
1. Analýza procesů a potřeb organizace
Projekt bude zahájen analýzou vnitřních procesů v oblastech poskytování služeb, metodického řízení, vykazování, ekonomiky, personalistiky, provozu a administrativy. Cílem bude identifikovat činnosti, které zaměstnance nejvíce zatěžují rutinními, opakujícími se a časově náročnými úkoly (částečně hotovo).
2. Návrh a výběr vhodných AI a automatizačních nástrojů
Na základě zjištěných potřeb budou ve spolupráci s externími experty navržena a vybrána konkrétní řešení využívající AI a automatizaci. Důraz bude kladen na jednoduchost, uživatelskou přívětivost, bezpečnost a skutečný přínos pro každodenní práci zaměstnanců.
3. Pilotní zavedení nástrojů do praxe
Vybrané nástroje budou ověřeny v praxi na konkrétních agendách, například při přepisu zápisů, zpracování statistických dat, práci s podklady, administrativních úkolech nebo ekonomických procesech. Cílem bude zjednodušit pracovní postupy, snížit chybovost a uvolnit kapacitu pracovníků pro jejich hlavní činnost, tedy práci ve prospěch klienta či organizace.
4. Zpracování vnitřní směrnice pro využívání AI
Součástí projektu bude vytvoření vnitřního metodického pokynu, který stanoví pravidla pro bezpečné, odpovědné a etické používání AI. Směrnice se zaměří zejména na ochranu citlivých údajů, odpovědnost pracovníka za zadání i výstup, vhodnost použití nástrojů, práci se zdroji a vymezení situací, kdy AI využívat nelze.
5. Vzdělávání a podpora zaměstnanců
Zaměstnanci budou proškoleni tak, aby uměli nové nástroje využívat bezpečně, efektivně a v souladu s posláním organizace. Součástí bude i podpora při zavádění změn do běžné praxe.
6. Vyhodnocení přínosů a nastavení dalšího rozvoje
Na závěr projektu budou vyhodnoceny dopady na efektivitu práce, administrativní zátěž a kvalitu podpory poskytované klientům.
Harmonogram
Červen 2026 - oslovení a vytipování expertů a lektorů
Červenec - září 2026 - analýza potřeb a vyhodnocení časové a finanční náročnosti zpracování s vybranými externisty z oblasti AI
Září - říjen 2026 - realizace vzdělávacích kurzů pro pracovníky organizace
Říjen 2026 - únor 2027 – implementace nástrojů do praxe
Rozpočet
Realizace vzdělávacích kurzů – vzdělávání zaměstnanců: 32 hodin, celkem 32 000 Kč (4 vzdělávací dny, 8 lektorských hodin/den, cílová skupina).
Konzultační činnost a programování nástrojů – 60 000 Kč – budget bude využit dle vyhodnocení a prioritizace oblastí a jejich kombinací dle hodnocení poměr cena/ výkon (dle kalkulace).
Příklady témat k řešení (tzv. zásobník témat – máme je v současné podobě vyřešené, ale existuje prostor k zjednodušení, automatizaci, úspoře času a administrativy):
• Systém seznamování se s dokumenty v organizaci (např. BOZP, aktualizace metodik, předpisů, směrnic aj.)
• Klientské zápisy – automatizace, přepisy
• Pokladny, doklady (zjednodušení přenos střediska – centrála). Minimalizace pokladny.
• Cestovní příkazy – kontrola údajů, povinností a nároků
• Vzdělávání lidí v digitální gramotnosti jako součást zavádění do organizace, standardizace
• Automatický přenos dat z účetnictví do přehledu plnění rozpočtu, zpracování dat
• Přihlašování lidí na vzdělávání, konferenci (placení, faktury aj.)
• Rozúčtování mezd, pojištění, úvazků s ohledem na dotační a projektové nároky (odpracované hodiny apod.)
• Automatické upomínky – např. na vyplnění výkazů, nahlášení změn zdravotních pojišťoven apod.
• Rezervační systémy (auta, zasedačky, kalendář pro rezervaci konzultace u psychiatrů a specialistů aj.)
• Proces zjednodušení schvalování docházky, schvalování dovolené apod.
• HR (nábor, onboarding, stahování životopisů ze systémů..), seznamování se s dokumenty
A za další, předpokládáme, že realizace tohoto projektu nás výrazně posune vpřed ve smyslu identifikace dalších oblastí, které lze zodpovědně nahradit formou AI. Ukáže nám ale zároveň další směr identifikace možných etických dilemat či bezpečnostních rizik, na které v praxi narazíme = Chceme řídit AI. A chceme ji využívat na maximum.
Celkový rozpočet projektu 92 000 Kč.
Požadavek od donátorů Burzy filantropie
90 000 Kč
